Executive Assistant Amsterdam

Jouw functie als Executive Assistant

Voor Deloitte Amsterdam zijn wij op zoek naar meerdere Executive Assistants voor 40 uur per week binnen de function Consulting. De secretariële ondersteuning binnen Deloitte bestaat uit een groep Executive Assistants (EA) en Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead die verantwoording aflegt aan de Manager Support.

Jouw werkzaamheden als Executive Assistant

Agendabeheer/communicatie

  • Verzorgt agendabeheer (initiëren, plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming) van partner en director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen, prioriteren en afhandelen waar mogelijk) van partner en director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor partner/director. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen;
  • Onderhoudt proactief contacten met in- en externe relaties;
  • Beschikt over een breed intern netwerk en zet dit actief in;
  • Is op de hoogte van Deloitte-brede ontwikkelingen en weet dit in een juist perspectief te plaatsen voor de (interne én externe) klant;
  • Fungeert als linking pin tussen professionals en de secretariële ondersteuning;
  • Vervult proactief een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- & externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

  • Zorgt pro-actief en zelfstandig voor voorbereiden, plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en besprekingen;
  • Is verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van grote en internationale bijeenkomsten en evenementen. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging;
  • Bewaakt de voortgang van besluiten en actiepunten, signaleert en onderneemt zelfstandig actie richting betrokkenen;
  • Zorgt voor uitzetten en monitoren van de organisatie van kleine tot middelgrote bijeenkomsten;
  • Zorgt voor plannen en organiseren van zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.
  • Inkomende en uitgaande correspondentie: kan deze opstellen, monitoren en organiseren ook wanneer stukken zijn uitgezet bij DP&S of andere afdelingen.
  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
  • Stelt correspondentie op en handelt inkomende en uitgaande correspondentie af;
  • Werkt e-mails en memo’s uit;
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens;
  • Bewaakt de voortgang van inkomende en uitgaande correspondentie, signaleert en onderneemt actie richting betrokkenen. Fungeert hierin als spin in het web.

 

Inhoudelijke ondersteuning

  • Levert zelfstandig en pro-actief inhoudelijke ondersteuning (bijv. op gebied van sales, industry, management, talent of project) op basis van specifieke opdracht van (interne) klant;
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op en analyseert de informatie;
  • Het (laten) verzorgen van specifieke rapportages.

Archivering

  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

 

Kwaliteit

  • Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met leidinggevende;
  • Adviseert leidinggevende over oplossingen van de knelpunten en voert deze uit waar mogelijk;
  • Houdt zich bezig met de implementatie van werkprocessen en de continue optimalisatie hiervan, rekening houdend met actuele (vaktechnische) wijzigingen.

Jouw profiel als Executive Assistant

MBO/HBO werk- en denkniveau;

  • Praktijkvaardigheden met administratieve systemen;
  • Praktijkkennis met functie specifieke software en systemen, met name MS Office;
  • Praktijkvaardigheden met archivering/documentatiesystemen;
  • Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;

Beschikt over minimaal een aantal jaar relevante werkervaring.

  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld;
  • Je kunt zelfstandig en pro actief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren;
  • Je hebt zeer goede communicatie vaardigheden;
  • Je bent tactvol en assertief: in staat om duidelijke grenzen te stellen en deze helder te communiceren;
  • Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

Jouw werkveld: Deloitte Client Service Organisatie

Deloitte en de Client Service Organisatie (CSO) Met kantoren in heel Nederland en ruim 6500 medewerkers is Deloitte een toonaangevende organisatie op het gebied van Audit, Tax, Consulting, Financial Advisory Services (FAS) en Risk Advisory. Dat betekent dat je met ambitieuze, hoogopgeleide collega's werkt. Deloitte heeft een open en professionele bedrijfscultuur. Innovatie en eigen initiatief staan centraal. Als je bij ons aan de slag gaat, kom je te werken in een open en professionele bedrijfscultuur met veel ruimte voor innovatie en eigen initiatief.

Wij bieden een uitdagende en afwisselende fulltime functie binnen een vlot team.

Word jij uitgedaagd door deze functie?

Neem dan vandaag nog contact met ons op voor een kennismaking. Klik op onderstaande button en vul je gegevens in.

Past de geschetste functie niet bij jou, maar ken je iemand die perfect in het geschetste profiel past? Stuur deze vacature dan door.

Voor vragen over deze vacature kun je bellen met Muriel Purvis op telefoonnummer 0620952045.

Acquisitie op basis van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Onze collega's

Profielfoto van Kimberly Ernest

Kimberly Ernest

Marketing Consultant Clients & Industries

Profielfoto van Maarten Snijders

Maarten Snijders

Brand & Communications consultant

Profielfoto van Wietske Viergever

Wietske Viergever

Project Manager Communications

Alle verse vacatures in je mailbox?

Meld je aan voor Deloitte jobmail
Naar boven