Executive Assistant Eindhoven

Met ruim 5.500 medewerkers en 15 kantoren verspreid over heel Nederland is Deloitte een van de grootste aanbieders (‘Big Four’) van professionele dienstverlening op het gebied van accountancy, belasting- en juridisch advies, consultancy, risk management en financiële advisering. Zoek je een uitdagende functie bij een grote professionele dienstverlener? Die met multidisciplinaire teams werkt voor toonaangevende klanten uit alle industrieën? Denk jij in creatieve en innovatieve oplossingen? Dan is Deloitte jouw plek.

Voor de secretariële ondersteuning van onze Audit-praktijk met iets meer dan 100 medewerkers actief in de Public Sector, Mid Market en SME in Eindhoven zijn wij op zoek naar een (Senior) Executive Assistant voor 40 uur per week. Je werkt samen met drie collega-EA’s en biedt samen met hen ondersteuning aan een groep van Senior Managers, Directors en Partners. De secretariële ondersteuning binnen Deloitte bestaat uit een groep Executive Assistants (EA) en Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead die verantwoording aflegt aan de Manager Support.

Je komt te werken in het EA-team van de regio Zuidoost waarbij kantoor Eindhoven jouw vaste standplaats wordt. Je bent werkzaam voor de Audit-praktijk binnen de regio. Het betreft een functie voor langere tijd met, bij goed functioneren, een uitzicht op een vast dienstverband.
Het proactief en inhoudelijk mee kunnen denken met de personen die je ondersteunt is een wezenlijk onderdeel van je takenpakket.

Agendabeheer en communicatie

  • Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van partner/director/senior manager. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald.
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald.
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.
  • Onderhoudt contacten met in- en externe relaties.
  • Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

  • Bereidt voor, plant en organiseert vergaderingen en besprekingen.
  • Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.
  • Organiseert vaktechnische overleggen en vraagt noodzakelijke PE-punten aan.
  • Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

In- en uitgaande correspondentie

  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
  • Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens.
  • Stelt concepten en/of platte teksten op.
  • Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op.
  • Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages.
  • Archivering
  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Functie eisen

  • Je hebt minimaal een relevante MBO/HBO opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, Directiesecretaresse of Personal Assistant) afgerond.
  • Je beschikt over relevante werkervaring, bij voorkeur heb je bij eerder voor een groot bedrijf gewerkt.
  • Je bent 40 uur per week beschikbaar.
  • Je hebt recente ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Waarbij een uitstekende beheersing van het Engels een pre is.
  • Je bent zorgvuldig en accuraat.
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld.
  • Je bent snel van begrip, kan pro actief handelen en staat stevig in je schoenen.
  • Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten.
  • Je bent integer en gaat op een zorgvuldige wijze om met vertrouwelijke informatie.

Word jij uitgedaagd door deze functie?

Neem dan vandaag nog contact met ons op voor een kennismaking. Klik op onderstaande button en vul je gegevens in.

Past de geschetste functie niet bij jou, maar ken je iemand die perfect in het geschetste profiel past? Stuur deze vacature dan door.

Voor vragen over deze vacature kun je bellen met Sarah Bitter op telefoonnummer 06-82273995.

Acquisitie op basis van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Onze collega's

Profielfoto van Albert Zandvoort

Albert Zandvoort

Junior Manager Data en Reporting Advisory

Profielfoto van Patricia Versendaal

Patricia Versendaal

Manager Accountant Adviseur

Profielfoto van Tim Kok

Tim Kok

Senior Manager Audit Advisory

Alle verse vacatures in je mailbox?

Meld je aan voor Deloitte jobmail
Naar boven