Executive Assistant Hoorn 25 uur

 Voor Deloitte in Hoorn zijn we op zoek naar een Executive Assistant voor 25 uur per week verdeeld over 5 middagen. De secretariële ondersteuning binnen Deloitte bestaat uit een groep Executive Assistants (EA) en Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead die verantwoording aflegt aan de Manager Support.

 

Functieomschrijving

Je bent werkzaam voor 3 senior managers en verantwoordelijk voor de algemene ondersteuning van kantoor Hoorn.

De werkzaamheden worden vanuit Hoorn verricht, gedurende 5 middagen per week. Het betreft een functie voor langere tijd met, bij goed functioneren, een uitzicht op een vast dienstverband. Het proactief en inhoudelijk mee kunnen denken met de personen die je ondersteunt is een wezenlijk onderdeel van je takenpakket.

 

Agendabeheer en communicatie
 

  • Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van partner/director/senior manager. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald.
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald.
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.
  • Onderhoudt contacten met in- en externe relaties.
  • Vervult een spilfunctie binnen het kantoor en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail. 

Meeting en travel arrangements
 

  • Bereidt voor, plant en organiseert vergaderingen en besprekingen.
  • Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.
  • Organiseert vaktechnische overleggen en vraagt noodzakelijke PE-punten aan.
  • Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

In- en uitgaande correspondentie
 

  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
  • Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens.
  • Stelt concepten en/of platte teksten op.
  • Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning
 

  • Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op.
  • Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages.

Archivering

  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

 

Wie ben jij

  • Je hebt minimaal een relevante MBO/HBO opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, Directiesecretaresse of Personal Assistant) afgerond.
  • Je beschikt over relevante werkervaring, bij voorkeur heb je bij eerder voor een groot bedrijf gewerkt.
  • Je bent 25 uur per week beschikbaar, verdeeld over 5 middagen.
  • Je hebt recente ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Waarbij een uitstekende beheersing van het Engels een pre is.
  • Je bent zorgvuldig en accuraat.
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld.
  • Je bent snel van begrip, kan pro actief handelen en staat stevig in je schoenen.
  • Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten.
  • Je bent integer en gaat op een zorgvuldige wijze om met vertrouwelijke informatie.

Je hebt een hands on/no nonsens mentaliteit en houdt van aanpakken

 

 

Onze collega's

Profielfoto van Somaya Agarad

Somaya Agarad

Service Agent

Profielfoto van Stephanie van Schaick

Stephanie van Schaick

Communicatie Consultant

Profielfoto van Sandra Glasbergen

Sandra Glasbergen

Manager Client Finance Management

Alle verse vacatures in je mailbox?

Meld je aan voor Deloitte jobmail
Naar boven