Senior Executive Assistant Rotterdam 40 uur

Functieomschrijving

Je komt te werken in het EA-team van de regio Zuidwest waarbij kantoor Rotterdam jouw vaste standplaats wordt. In deze senior secretariële functie ondersteun je meerdere (5+) stakeholders voor de afdeling Professional Practice Department. Deze afdeling bestaat uit 45 collega’s die verantwoordelijk zijn voor de vakinhoudelijke en vaktechnische ondersteuning van de audit praktijk. De afdeling is onderverdeeld in meerdere subafdelingen. Jouw stakeholders zitten verspreid over deze subafdelingen en zijn elk verantwoordelijk voor een groot aantal projecten. Dit maakt jouw rol uitdagend en dynamisch! Wij zijn daarom op zoek naar iemand die organisatorisch sterk is en goed is in overzicht houden en prioriteiten stellen. Het proactief en inhoudelijk mee kunnen denken met de personen die je ondersteunt is een wezenlijk onderdeel van je takenpakket. Vanwege de hoeveelheid stakeholders die je bedient en de diversiteit van je taken is het van groot belang communicatief vaardig te zijn en een toegankelijke persoonlijkheid te hebben zodat jij de verwachtingen weet te managen. Ook moet je goed kunnen samenwerken met je directe collega’s van het secretariaat om gezamenlijk de kwalitatief goede en flexibele ondersteuning te kunnen bieden die de afdeling nodig heeft. Wij vragen ruime ervaring met secretariële taken, met name agendabeheer en planning. Het betreft een functie voor langere tijd met, bij goed functioneren, een uitzicht op een vast dienstverband.

.

Taakomschrijving

Agendabeheer en communicatie:
 

  • Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van meerdere partners/directors/senior managers. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald.
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald.
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.
  • Onderhoudt contacten met in- en externe relaties.
  • Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

  • Bereidt voor, plant en organiseert vergaderingen en besprekingen.
  • Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.
  • Organiseert vaktechnische overleggen en vraagt noodzakelijke PE-punten aan.
  • Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

In- en uitgaande correspondentie

  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
  • Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens.
  • Stelt concepten en/of platte teksten op.
  • Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op.
  • Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages.
  • Archivering
  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal

Functie eisen

  • Je hebt minimaal een relevante MBO/HBO opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, Directiesecretaresse of Personal Assistant) afgerond.
  • Je beschikt over meerdere jaren relevante werkervaring, bij voorkeur heb je bij eerder voor een groot bedrijf gewerkt.
  • Je bent 40 uur per week beschikbaar.
  • Je hebt recente ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Waarbij een uitstekende beheersing van het Engels een pre is.
  • Je bent zorgvuldig en accuraat.
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld.
  • Je bent snel van begrip, kan pro actief handelen en staat stevig in je schoenen.
  • Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten.
  • Je bent integer en gaat op een zorgvuldige wijze om met vertrouwelijke informatie.

Wat bieden we jou

Een energieke functie voor langere tijd bij een toonaangevende en internationale organisatie, waarbij je veel verantwoordelijkheid draagt. Geen dag is hetzelfde, het werk is afwisselend en de functie is uitdagend waardoor je je geen dag zal vervelen. Collegialiteit en een goede werksfeer zijn belangrijk voor alle werknemers bij Deloitte. Je komt te werken voor Deloitte Rotterdam in het Maastorengebouw gevestigd aan de Wilhelminakade. Vanuit de Maastoren heb je een prachtig uitzicht over de Erasmusbrug en de skyline van Rotterdam. Een werkplek waar je energie van krijgt!
Je reiskosten worden vergoed met 0,19 cent per kilometer met een maximum van 120 kilometer per dag. Er is sprake van een volledige ov vergoeding. De Maastoren is goed bereikbaar, tram 20, 23, 25 stoppen voor de deur!

Het is een functie voor 40 uur per week.

Onze collega's

Profielfoto van Somaya Agarad

Somaya Agarad

Service Agent

Profielfoto van Sandra Glasbergen

Sandra Glasbergen

Manager Client Finance Management

Alle verse vacatures in je mailbox?

Meld je aan voor Deloitte jobmail
Naar boven