Senior Executive Assistant / Secretaresse Deloitte Utrecht

Jouw functie als Senior Executive Assistant

Wij zoeken voor Deloitte Utrecht  een Senior Executive Assistant voor 32 uur per week waarbij je voornamelijk werkzaam zult zijn voor twee partners

De secretariële ondersteuning binnen Deloitte bestaat uit een groep Executive Assistants (EA) en Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead die verantwoording aflegt aan de Manager Support.

Het betreft een functie voor langere tijd met uitzicht op vast dienstverband.

Jouw werkzaamheden als Senior Executive Assistant

Agendabeheer/communicatie

  • Verzorgt agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van partner, director en senior manager. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald;
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald;
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor partner/director. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen;
  • Onderhoudt contacten met in- en externe relaties;
  • Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- & externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

  • Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen;
  • Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging;
  • Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

Inkomende en uitgaande correspondentie

  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
  • Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens;
  • Stelt concepten en/of platte teksten op;
  • Werkt e-mails, brieven, memo’s en mededelingen uit, al dan niet in samenwerking met DP&S.
  • Monitort en/of begeleid de verwerking van uitgebreidere stukken die zijn uitgezet bij DP&S.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Levert inhoudelijke ondersteuning (bijv. op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van specifieke opdracht van (interne) klant;
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op;
  • Het (laten) verzorgen van specifieke rapportages.

 Archivering

  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Kwaliteit

  • Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met leidinggevende, ook wanneer deze afdeling overstijgend zijn.

Jouw profiel als Senior Executive Assistant

  •   MBO/HBO werk en denkniveau;
  •   Praktijkvaardigheden met administratieve systemen;
  •   Praktijkkennis met functie specifieke software   en systemen, met name MS Office;
  •   Praktijkvaardigheden met archivering/documentatiesystemen;
  •   Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal   in woord en geschrift;
  •   Beschikt over 3+  jaar relevante werkervaring.
  •   Je bent zorgvuldig en accuraat;
  •   Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld;
  •   Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten;
  •   Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

Jouw werkveld: Deloitte Client Service Organisatie

Deloitte en de Client Service Organisatie (CSO) Met kantoren in heel Nederland en ruim 5500 medewerkers is Deloitte een toonaangevende organisatie op het gebied van Audit, Tax, Consulting, Financial Advisory Services (FAS) en Risk Advisory. Dat betekent dat je met ambitieuze, hoogopgeleide collega's werkt. Deloitte heeft een open en professionele bedrijfscultuur. Innovatie en eigen initiatief staan centraal. Als je bij ons aan de slag gaat, kom je te werken in een open en professionele bedrijfscultuur met veel ruimte voor innovatie en eigen initiatief.

Onze collega's

Profielfoto van Sandra Glasbergen

Sandra Glasbergen

Manager Client Finance Management

Profielfoto van Somaya Agarad

Somaya Agarad

Service Agent

Alle verse vacatures in je mailbox?

Meld je aan voor Deloitte jobmail
Naar boven