Ja, de site mag op basis van mijn klikgedrag suggesties doen en voorkeuren onthouden. Meer over cookies.
Opslaan

Senior Secretaresse Amsterdam Cyber Center 32- 40 uur

Functieomschrijving en taak omschrijving

Voor onze locatie  Deloitte Cyber Center in Amsterdam waar o.a. het datacenter, servicecenter en de IT afdeling gevestigd, zijn we op zoek naar een ervaren secretaresse voor 32 - 40 uur.

In deze functie ondersteun je 5 stakeholders. Hierbij werk je nauw samen met collega secretaresses. De ondersteuning van het MT is een essentieel deel van deze functie. Denk hierbij aan het oppakken van projecten, events en acties die zijn voortgekomen vanuit het MT. Om deze functie goed uit te kunnen voeren moet je een toegankelijke persoonlijkheid hebben en al enige ervaring met secretariële taken, met name agendabeheer, notuleren en planning. Je bent organisatorisch sterk en goed in overzicht houden en prioriteiten stellen.

Agendabeheer en communicatie

  • Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van partner/director/senior manager. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald.
  • Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met hen bepaald.
  • Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.
  • Onderhoudt contacten met in- en externe relaties.
  • Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail. 

Meeting en travel arrangements

  • Bereidt voor, plant en organiseert vergaderingen en besprekingen.
  • Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.
  • Organiseert vaktechnische overleggen en vraagt noodzakelijke PE-punten aan.
  • Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen. 

In- en uitgaande correspondentie

  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
  • Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
  • Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens.
  • Stelt concepten en/of platte teksten op.
  • Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.
  • Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op.
  • Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages.

Archivering

  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

 

Functie-eisen

  • Je hebt minimaal een relevante MBO opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, Directiesecretaresse of Personal Assistant) afgerond.
  • Je beschikt over relevante werkervaring, bij voorkeur heb je bij eerder voor een groot bedrijf gewerkt.
  • Je bent 32  - 40 uur per week beschikbaar.
  • Je hebt recente ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. (75% van deze functie is in het Engels).
  • Je bent zorgvuldig en accuraat.
  • Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld.
  • Je bent snel van begrip, kan pro actief handelen en staat stevig in je schoenen.
  • Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten.
  • Je bent integer en gaat op een zorgvuldige wijze om met vertrouwelijke informatie.

 

Bedrijfsprofiel

Met ruim 5.500 medewerkers en 15 kantoren verspreid over heel Nederland is Deloitte een van de grootste aanbieders (‘Big Four’) van professionele dienstverlening op het gebied van accountancy, belasting- en juridisch advies, consultancy, risk management en financiële advisering. Zoek je een uitdagende functie bij een grote professionele dienstverlener? Die met multidisciplinaire teams werkt voor toonaangevende klanten uit alle industrieën? Denk jij in creatieve en innovatieve oplossingen? Dan is Deloitte jouw plek!

Onze collega's

Profielfoto van Sandra Glasbergen

Sandra Glasbergen

Manager Client Finance Management

Profielfoto van Somaya Agarad

Somaya Agarad

Service Agent

Alle verse vacatures in je mailbox?

Meld je aan voor Deloitte jobmail
Naar boven